Wij merken het vaker; ‘zomaar’ je mening geven, ook online, is best spannend. Alle berichten over online trollen en haatcampagnes maken het voor veel mensen niet aantrekkelijker om jezelf bloot te geven. Hoe verlaag je de drempel om mee te doen en verhoog je de opbrengst van je online participatietraject? Wij geven 8 praktische tips.
1. Zet meerdere middelen in Bedenk zoveel mogelijk manieren om met inwoners en stakeholders in contact te komen en zet ze in. Van bewonersbijeenkomsten via Zoom, tot een telefonisch spreekuur, van huis-aan-huis bezoekjes tot een pop-up openlucht tentoonstelling. Gebruik ze allemaal, liefst tegelijkertijd.
2. Vraag om extra input Als je online in gesprek bent, gebruik dan een tool als de Mentimeter om meningen te peilen of start een poll in Teams. Ook leuk: gebruik Kahoot voor een multiple choice quiz om het ijs te breken. De informatie die je zo vergaart kun je op meerderen manieren gebruiken; in de samenvatting van de online meeting, als gespreksstarter met een andere groep of om nieuwe deelnemers te activeren.
3. Stuur de stukken vooraf Zorg dat iedereen al op hetzelfde kennisniveau zit door alle belangrijke stukken vooraf toe te sturen. Tijdens de online bijeenkomst kun je dan meteen de diepte in. Je verliest de aandacht niet en geeft mensen de ruimte om zich alvast in te lezen en vragen te formuleren. Eventueel kun je ze verzoeken die vragen vooraf in te dienen, zodat ook het projectteam goed beslagen ten ijs komt.
4. Blijf zichtbaar en betrokken Nu iedereen thuiswerkt en je elkaar dus niet meer zo makkelijk tegen het lijf loopt, is het des te belangrijker zichtbaar te zijn. Geef de mensen achter het project een gezicht, met een foto of filmpje. Maak duidelijk hoe je in deze tijden te bereiken bent en toon je betrokkenheid door snel op vragen en opmerkingen te reageren. Verspreid regelmatig updates van het project, deel Q&A’s op je site en licht het proces toe. Geen rocket science uiteraard, maar tijdens deze coronarisis extra belangrijk.
5. Varieer in tijd en soort Stel niet aan iedereen dezelfde vraag, of op hetzelfde tijdstip. Geef mensen de gelegenheid om ieder op zijn eigen manier in te laten haken op jouw verhaal. Maak de reactieperiode ook wat langer en deel tussentijdse uitslagen.
6. Laat anderen het verhaal vertellen De meest beproefde tactiek is natuurlijk dat je iemand anders het verhaal laat vertellen en mensen uitdaagt ook me te doen. Zet hiervoor je ambassadeurs in, dat zijn de mensen die zich betrokken voelen bij je project en bereid zijn hun netwerk voor jouw participatietraject te activeren.
7. Hou het klein Vermijd grote groepen voor een online discussie waar je informatie wilt ophalen. Vraag mensen liever in niet al te grote groepen mee te denken. Tijdrovend, zeker, maar ook de moeite waard. Zet kleine groepjes in een aparte ‘kamer’ en geef ze een specifieke opdracht. Binnen Teams kun zij dan bijvoorbeeld het whiteboard gebruiken om hun antwoord te formuleren en deze later te delen met de andere groepen. Je kunt ook alvast een sheet klaarzetten en deze door de groep laten bewerken met tekst, vormen, pijlen, bollen etc. In Vitero kun je in aparte ruimtes met elkaar werken aan een lege sheet en deze vullen met post-its, tekst, tekeningen etc.
8. Stop telkens het wiel opnieuw uit te vinden Online participatie is een blijvertje. De afgelopen periode hebben we er allemaal veel ervaring mee opgedaan. Zonde om er dan niet van te leren en onderdelen her te gebruiken. Bij PlanBreda hebben ze dat goed begrepen. Zij richtten hun participatieplatform zo in dat het meerdere participatietrajecten kan bevatten. Inwoners en stakeholders die eenmaal betrokken zijn geweest bij een van de participatietrajecten, weten al wat ze ongeveer kunnen verwachten. De drempel om mee te doen aan een volgend traject is lager en de betrokkenheid hoger.
Weet je genoeg en wil je aan de slag? Neem dan contact op met Jasper Ludolph van Mett.